Scanning af dokumenter til PDF

Hvordan skal advokatfirmaer og anklagemyndigheden levere det elektroniske materiale til os?

Vores 3 krav til bilagsmaterialet:           

1. Bilag skal være scannet til PDF med tekstgenkendelse (OCR).
2. Bilagets forside og indholdsfortegnelse skal være med i bilagsnummeringen, eller også skal disse undlades i det indscannede materiale eller indscannes separat, så bilagets side 1 rent faktisk er pdf’ens side 1.
3. Opdel bilagsmaterialet i sideinterval:
   • 1-100 101-200 201-300
   • eller 1-1000 1001-2000 2001-3000
   • eller indscan hele dokumentet i et stort dokument.

Om OCR eller tekstgenkendelse  

OCR eller tekstgenkendelse er den vigtigste del af indscanningen og netop det, der gør, at man kan søge i dokumentet og markere bestemte ord eller sætninger op. Hvis man ikke scanner til OCR/tekstgenkendelse danner scanningsprogrammet blot et billede af et A4-ark. Den nemmeste måde man kan se, om man har scannet til OCR/tekstgenkendelse er, at hvis man kan markere en sætning eller ord op i filen via Adobe Reader, så er filen scannet korrekt.

Sidenummereringen og bilagsnummerering  

Selve sidenummereringen af bilagene skal passe 100% til sidenummereringen i PDF-filen. Begrundelsen er, at når man til et retsmøde skal fremlægge et bilag, bliver der fx sagt, at man bedes gå til bilagets side 346. Et hurtigt opslag i Annotator gør, at man kan gå direkte til side 346. Det er derfor vigtigt, at selve opslaget til side 346 passer med selve bilagets nummerering 346.

Opdel dokumentet eller et samlet dokument

Såfremt bilagsmaterialet er meget tungt – det vil sige, at der er mange billeder i materialet – så kommer de indscannede PDF’er til at fylde meget rent MB- eller GB mæssigt. Derfor kan det være fordelagtigt, at de bliver indscannet til at fylde mindre (det vil dermed også sige færre sider pr. PDF), så det er muligt at e-maile materialet til os eller til andre aktører. Mails har ofte en begrænsning på 10 MB, så man kan blive nødt til at lave flere mails, hvor der kun bliver vedhæftet 1 fil i hver mail, såfremt PDF-en fylder fx 9 MB.

Det er vigtigt, at siderne bliver opdelt i 100 sider eller 1000 sider ad gangen.

Årsagen til dette er bl.a., at man under retsmøder ofte springer fra det ene sidetal til det andet. Et hurtigt opslag på vores Surface i programmet Annotator gør, at vi kan gå til fx sidetal 732, ved at gå i filnavn ”701-800” og gå til side 32.